Muchos emprendedores se complican para hacer el inventario de sus productos y mantenerlo bajo control. Para aquellos negocios que apenas están empezando, el Excel puede presentarse como una alternativa económica y práctica. Pero, ¿es la herramienta más conveniente? ¿Cuáles son sus ventajas y desventajas? 

En este artículo, te contamos todo lo que necesitas saber sobre cómo hacer un inventario en Excel, así como otras alternativas que podrían ayudarte a tener un mejor control de las entradas y salidas de tus mercancías.

¿En qué consiste un inventario?

Un inventario es una lista detallada y organizada de los bienes que forman parte del patrimonio de una empresa. En estos están incluidos no solo los productos a vender, sino también materiales u otros recursos. En este sentido, existen diferentes tipos de inventarios, como de productos terminados, materias primas, suministros, elementos en producción, etc.

Pero los inventarios no solo pueden clasificarse a partir de la naturaleza de los bienes, sino también de acuerdo al ciclo de vida del producto, el nivel de rotación, la frecuencia de actualización, entre otros. Los criterios dependerán de las necesidades específicas de las empresas.

En este caso, nos centraremos en los inventarios de productos terminados, cuyo uso es muy frecuente en el caso de pymes que se dedican a la venta al por menor y por mayor de ropa, calzado, cosméticos, productos de higiene, entre otras mercancías. 

La importancia del control del inventario

A través de un buen control de inventario, puedes saber cuántos productos tienes en stock. Esto te sirve para planificar adecuadamente los pedidos de reposición y evitar problemas como el desabastecimiento o el exceso de almacenamiento, los cuales pueden ocasionar pérdidas de ventas y sobrecostos. 

Otro beneficio de tener un buen control es poder acceder a información clave del negocio, como el nivel de rotación de los productos, el costo del inventario, el stock histórico, entre otros. Esta data es vital para tomar decisiones estratégicas que impulsen el crecimiento de la empresa. 

Finalmente, un inventario bien gestionado permite mantener un flujo adecuado de las existencias y así optimizar la operatividad del negocio.

¿Cómo hacer un inventario en Excel?

Existen diversas formas de llevar el inventario de un negocio. Muchos emprendedores optan por hacerlo de forma manual, con un cuaderno y un lápiz. Esta sería la opción menos recomendable, debido a que conlleva varios riesgos, como la pérdida o deterioro de los registros, errores de cálculo y dificultades para actualizar los datos. 

Una alternativa que muchos dueños de negocios consideran viable, sobre todo cuando se encuentran en una etapa inicial del emprendimiento, es llevar el inventario mediante una hoja de cálculo de Excel o Google Sheets. Este método conlleva varias ventajas para emprendedores, pero también algunas desventajas que deben ser consideradas. A continuación te explicamos algunas de ellas:

Ventajas de hacer un inventario con Excel:

• Es una opción de bajo presupuesto o incluso gratuita, si usas Google Sheets.

• Puedes almacenar el documento en la nube y acceder a él desde cualquier lugar.

• Tendrás libertad de personalizar las columnas con la información que quieras. 

• Es más probable que tu equipo de ventas esté familiarizado con esta herramienta y no requiera tanto tiempo de capacitación. 

Desventajas de hacer un inventario con Excel:

• Llenar la información de tu inventario, actualizarla y sintetizarla para generar reportes puede tomar mucho tiempo y distraerte de labores que te generen más valor, como la venta de tus productos.

• Es más difícil mantener el inventario actualizado, ya que luego de cada operación de entrada o salida, necesitarás registrar manualmente la información. Cabe mencionar que mantener un inventario desactualizado puede traerte varios problemas, como pérdidas de ventas, exceso de stock o desabastecimiento.

• Al llenar la información de forma manual, es más probable que se cometan errores u omisiones.

• Mientras más información coloques, el archivo de Excel podría volverse más lento y difícil de usar.

• Es más difícil controlar, limitar o hacer seguimiento a las acciones que otros trabajadores realicen sobre el documento. Esto puede llevar a un mal manejo del inventario. 

Pasos para hacer tu inventario en Excel

1.  Crea una hoja de cálculo en Excel o en Google Sheets.

Ponle un nombre claro y descriptivo a tu archivo, de modo que sea fácil encontrarlo. Puedes colocar “Inventario” y luego poner el nombre de tu empresa, o incluso colocar el año si deseas llevar registros históricos.

Ejemplos:

• Inventario-Rapidoenvios

• Inventario-VeterinariaHuellitas-2023

2. Crea encabezados para tus columnas

En cada columna, coloca el tipo de información que necesitas para identificar tus  productos, como el código, descripción, fecha de recepción, cantidades, etc.

3. Ingresa los datos de tus productos

Hazlo debajo de los encabezados correspondientes. Asegúrate de que las celdas tengan el formato correcto. Por ejemplo, si incluyes una columna de precios, revisa que esta esté en el formato de la moneda que usas en tu negocio.

En algunas columnas, puedes usar fórmulas para facilitar el llenado de la información. 

¿Cómo registrar las entradas y salidas de tu inventario en excel?

Para controlar los movimientos de tu mercancía, puedes crear dos pestañas adicionales, uno para las entradas y otro para las salidas.

En la pestaña de entradas, registrarás todas las compras de productos. Para ello, debes crear varias columnas donde coloques el nombre o número de la factura correspondiente, la fecha de entrada, el código, la descripción del producto y la cantidad.

Para las salidas, debes hacer lo mismo, solo que en vez de documentar las compras, colocarás información de las ventas de tu mercancía.

Al igual que en el anterior cuadro, debes colocar el nombre o número de la factura correspondiente, la descripción del producto, el código, la fecha de salida y  la cantidad de productos vendidos. 

Cabe señalar que este es solo un método para llevar tu inventario con Excel. Existen muchas formas diferentes de administrar tu stock, de acuerdo a tus necesidades y preferencias. A continuación te brindamos algunos ejemplos. 

Ejemplos de inventarios en excel: 

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¿Te conviene usar Excel para llevar el inventario de tu negocio?

Si bien en un inicio llevar el inventario en Excel puede parecer más sencillo y económico, en el mediano o largo plazo, puede generar varios inconvenientes para tu empresa. 

Mientras más volúmenes de stock manejes, más difícil te será llevar un control de sus entradas y salidas. Un error en el llenado de la información o una omisión podría llevarte a tener un stock desactualizado. Esto puede desencadenar varias consecuencias graves, como la pérdida de ventas por falta de stock, costos altos por exceso de almacenamiento, el deterioro de tu mercancía o incluso la pérdida o robo de esta.

Así, lo que en un inicio parecía un ahorro, más tarde puede transformarse en un gasto que dañe las finanzas y operatividad de tu empresa. 

Por ello, NO te recomendamos controlar tu inventario para Excel si tu objetivo es que tu negocio crezca.

Los sistemas de ventas e inventario, una alternativa más efectiva que el Excel

Si quieres llevar tu inventario de forma eficiente, sin perder tiempo y minimizando cualquier riesgo de error, te recomendamos adquirir un sistema de venta e inventario. 

Este es un programa informático que te permite automatizar la gestión de tu stock y tener control de él en todo momento. Con cada venta que realices, el inventario se actualizará automáticamente, de esta manera siempre sabrás cuántos productos están en almacenamiento. Esta información te servirá para planificar tus compras eficientemente y evitar tanto la falta de stock como el exceso de este. 

Un sistema de inventario te permite controlar y registrar fácilmente todos los movimientos que realices de tu stock, tanto entradas como salidas.  Además, puedes conectarlos con equipos como lectores de código de barras, con los cuales puedes escanear tus productos y así agilizar los conteos físicos de inventario.

Todas estas funciones te permiten reducir considerablemente el tiempo que antes dedicabas a tareas manuales y enfocarlo en acciones comerciales y de marketing. La productividad de tu equipo de ventas se incrementará e impactará positivamente en tus resultados. 

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